آشنایی با فرایند انبار گردانی و نحوه استفاده از آن در نرم افزار مالی نوین پرداز

انبار گردانی چیست؟

به طور کلی به کنترل فیزیکی فضای انبار، شمارش دستی موجودی کالاها در یک یا چند بازه زمانی (بصورت ماهانه -سالانه بسته به نیاز مشتری و روش های حسابداری) مشخص و بررسی عدم مغایرت آن با موجودی ثبت شده در سیستم انبارداری و کاردکس کالا، عملیات انبارگردانی می گویند. مطابق استانداردهای حسابداری، این عملیات می بایست حداقل یک بار در سال در انبار شرکت های کالامحور انجام شود که البته تعداد انبارگردانی ها با توجه به تعداد کالاهای موجود در انبار و میزان اهمیت آن، می تواند بیشتر هم باشد.

اهمیت سند انبار گردانی در کجاست؟

اهمیت سند انبار گردانی و کنترل منظم و هدفمند انبار از لحاظ تعدادی و ریالی از این جهت اهمیت زیادی دارید که موجودی کالا یکی از اقلام مهم دارایی‌هاست و در پایان دوره مالی ارزش موجودی‌ها تأثیر قابل‌ملاحظه‌ای در میزان سود و زیان بنگاه اقتصادی خواهد داشت. در فرایند انبارگردانی ضروری و الزامی هست موجودی واقعی کالاها شمارش می‌شود و سپس با موجودی ثبت‌شده در سیستم نرم‌افزاری مطابقت داده می‌شود.

تذکر 1 : نکته ای که باید در هنگام فرایند انبار گردانی پایان ماه یا پایان فصل (البته این بسته به صلاحدید مدیر مالی مجموعه دارد که انبار گردانی در چه تاریخ هایی انجام شود) باید رعایت شود این هست که هنگام فرایند شمارش دقیق موجودی ها تمام فرایندهای بازرگانی خرید و فروش ش و ثبت فاکتور به جهت جلوگیری از عدم ایجاد مغایرت جدید مانده کالایی در سیستم متوقف شود.

تذکر 2 : عملیات انبارگردانی لازم است در حضور سرپرست انبار انجام پذیرد. چرا که وی به محل قرار گرفتن کالاها اشراف کامل دارد و این موضوع باعث تسریع روند کار می شود.

تذکر 3 : علاوه بر آن، در برخی مواقع که انباردار یا سرپرست انبار در شرکتی سمت خود را به شخص دیگری واگذار می کند (جابجایی نیروی انسانی در پست انبار) و انبار شرکت را به سرپرست جدید انبار تحویل می دهد، انبارگردانی ضروری و الزامی می باشد. چرا که انباردار و پرسنل انبار در مورد کالاهای موجود، حفظ و نگهداری آن مسئول هستند.

مزایای فرایند انبار گردانی چیست؟

انبار گردانی به طور کلی شامل مزایای بی شماری است. ما در اینجا این مزایا را در چهار موضوع اصلی دسته بندی کردیم:

1- رسیدن به اطمینان قطعی از ارقام موجود در نرم افزار حسابداری به عنوان موجودی
2- کنترل منظم انبار دار شرکت
3- جداسازی ضایعات و موجودی غیر قابل استفاده برای تیم فروش شرکت
4- مدیریت صحیح درخواست های خرید کالا و مدیرتی بهینه تأمین کالا

اهمیت سند انبار گردانی در کجاست؟

اهمیت سند انبار گردانی و کنترل منظم و هدفمند انبار از لحاظ تعدادی و ریالی از این جهت اهمیت زیادی دارید که موجودی کالا یکی از اقلام مهم دارایی‌هاست و در پایان دوره مالی ارزش موجودی‌ها تأثیر قابل‌ملاحظه‌ای در میزان سود و زیان بنگاه اقتصادی خواهد داشت. در فرایند انبارگردانی ضروری و الزامی هست موجودی واقعی کالاها شمارش می‌شود و سپس با موجودی ثبت‌شده در سیستم نرم‌افزاری مطابقت داده می‌شود.

تذکر 1 : نکته ای که باید در هنگام فرایند انبار گردانی پایان ماه یا پایان فصل (البته این بسته به صلاحدید مدیر مالی مجموعه دارد که انبار گردانی در چه تاریخ هایی انجام شود) باید رعایت شود این هست که هنگام فرایند شمارش دقیق موجودی ها تمام فرایندهای بازرگانی خرید و فروش شو ثبت فاکتور به جهت جلوگیری از عدم ایجاد مغایرت جدید مانده کالایی در سیستم متوقف شود.

تذکر 2 : عملیات انبارگردانی لازم است در حضور سرپرست انبار انجام پذیرد. چرا که وی به محل قرار گرفتن کالاها اشراف کامل دارد و این موضوع باعث تسریع روند کار می شود.

تذکر 3 : علاوه بر آن، در برخی مواقع که انباردار یا سرپرست انبار در شرکتی سمت خود را به شخص دیگری واگذار می کند (جابجایی نیروی انسانی در پست انبار) و انبار شرکت را به سرپرست جدید انبار تحویل می دهد، انبارگردانی ضروری و الزامی می باشد. چرا که انباردار و پرسنل انبار در مورد کالاهای موجود، حفظ و نگهداری آن مسئول هستند.

انبار گردانی در نرم افزار حسابداری نوین پرداز

در این محتوای آموزشی تلاش داریم تا مراحل انجام عملیات انبار گردانی در نرم افزار حسـابـداری نـویـن پـرداز را بصورت خلاصه و کاربردی آموزش دهیم.

برای شروع این کار ابتدا از منوی «عملیات»، «فرم جدید انبارگردانی» را انتخاب کنید.

انبار گردانی در نرم افزار حسابداری نوین پرداز

در ابتدای باز شدن برگه انبار گردانی متن هشداری با محتوای ذیل نمایش داده می شود. این پیغام این محتوا را به کاربر انتقال می دهد که موجودی کالا قید شده در ستون موجودی برگه انبار گردانی مربوط به تاریخ روز جاری انبار گردانی و همین لحظه می باشد .

انبار گردانی در نرم افزار حسابداری نوین پرداز
انبار گردانی در نرم افزار حسابداری نوین پرداز

1- شماره برگه:

شماره برگه انبار گردانی بدون نیاز به دخالت کاربر بصورت پیش فرض و مسلسل توسط نرم افزار تکمیل می گردد.

انبار گردانی در نرم افزار حسابداری نوین پرداز

2- تاریخ برگه انبار گردانی:

یکی از مهم ترین بخش های تاثیر گذار در برگه انبار گردانی تاریخ برگه می باشد. کاربران محترم توجه داشته باشند در بخش تاریخ هر تاریخ و ساعتی رو وارد کنید برگه انبار گردانی موجودی کالا همان روز و ساعت را نمایش می دهد نه روز جاری الزاما
تذکر: کاربرد این مورد برای ان دسته از کاربرانی هست که انبار گردانی فیزیکی رو در تاریخ گذشته ای بصورت کاغذی و شمارش موجودی کالا انجام داده اند ولیکن ثبت سیستم نرم افزار نوین پرداز رو انجام نشده .

انبار گردانی در نرم افزار حسابداری نوین پرداز

3- بدهکار و بستانکار کسورات انبار به جهت سند مالی انبار:

بصورت پیش فرض کسورات موجودی کالا را با حساب کسر انبار در بخش بدهکار سند و موجودی کالا در بخش بستانکار سند صادر می کند (توضیح : لازم به ذکر است به‌منظور انتخاب حساب معین و تفصیل سند کسر و اضافه انبارگردانی، می‌بایست از بخس امکانات برنامه وارد بخش «تنظیمات» وارد سربرگ کاردکس کالا شویم و حساب های بدهکار و بستانکار کسورات و اضافات را در سطح تفصیل در این بخش انتخاب کنیم)

انبار گردانی در نرم افزار حسابداری نوین پرداز

4-بدهکار و بستانکار اضافات انبار به جهت سند مالی انبار:

بصورت پیش فرض اضافات موجودی کالا را با حساب اضافه انبار در آرتیکل بستانکار سند و موجودی کالا در آرتیکل بدهکار سند صادر می کند.

انبار گردانی در نرم افزار حسابداری نوین پرداز
انبار گردانی در نرم افزار حسابداری نوین پرداز

5- شرح برگه:

شرح برگه انبار گردانی که می تواند شامل اطلاعاتی از صورت جلسه انبار گردانی و توضیحات سند انبار باشد که لازم هست حتما قید شود

انبار گردانی در نرم افزار حسابداری نوین پرداز

6- فیلتر گروه کالا:

فیلتر گروه کالا که برای کاهش حجم تعدادی کالای قابل نمایش و سهولت فرایند انبار قابل استفاده است در تصویر زیر فیلتر گروه کالا فعال شده است برای گروه کالای راسن

انبار گردانی در نرم افزار حسابداری نوین پرداز

7- فیلتر نام انبار:

فیلتر نام انبار برای سهولت دسترسی کاربران به انبار خاص و صدور برگه انبار گردانی با سرعت و سهولت بیشتری در این بخش تعبیه شده است.

انبار گردانی در نرم افزار حسابداری نوین پرداز

جستجو در بخش این تب بر اساس کد کالا و نام کالا برای جستجوی کالای مشخص و کنترل سریع وضعیت موجودی کالا تعبیه شده است

انبار گردانی در نرم افزار حسابداری نوین پرداز

8- صفر کردن موجودی کالاهای مانده منفی:

از کلیدهای کاربردی در برگه انبار گردانی هست که بصورت اتومات کالایی که به اشتباه مانده انها طی دوره مالی منفی شده است را به مانده صفر تراز می کند و سند اضافات صادر می کند البته از این قابلیت بیشتر در هنگام انتقال دوره مالی استفاده می شود.
تذکر: مانده منفی در گردش کالای انبار (مانده بستانکار) بطور کلی ضد ماهیت حساب موجود کالا می باشد(ماهیت این حساب بدهکار می باشد) و ضد استاندارد حسابداری می باشد و نباید چنین اتفاقی در نرم افزار توسط کاربر ایجاد شود ولی با توجه به اینکه که تعدادی کاربران و مشتریان ما اصناف هستند و میزان گردش کالای انبار به شدت بالاست و احتمال عدم ثبت فاکتور های خرید و یا مرجوعی طی دوره مالی زیاد می باشد من باب تسریع فرایند مدیریت کالاهای منفی در پایان دوره این قابلیت اضافه شده است به برنامه حسابداری نوین پرداز ولیکن توصیه ما به کاربران نرم افزار حسابداری این هست که تا حد امکان از ثبت فاکتور هایی که منجر به ایجاد مانده منفی در انبار می شود جلوگیری کنند

انبار گردانی در نرم افزار حسابداری نوین پرداز

9- ورود اطلاعات واقعی انبار در فرم انبار گردانی :

در قدم بعدی زمانی که تعداد شمارش‌ شده صحیح مورد تایید مدیر حسابداری و مدیر انبار قرار گرفت و صورت جلسه انبارگردانی فیزیکی تایید گردید. باید مقادیر واقعی در ستون مانده واقعی برگه انبار گردانی وارد شود و کلید ENTER توسط کاربر زده شود سپس نرم افزار بصورت اتومات ستون کسورات و اضافات را پر می کند.

تذکر: کالاهایی که در انبارگردانی دارای کسری هستند با رنگ قرمز مشخص می شوند و کالاهایی که مازاد بر مقادیر سیستمی حسابداری در انبار موجود هستند به رنگ سبز در برگه انبار گردانی نمایش داده می شود. جمع مقادیر تعدادی کسورات و اضافات و هم چنین ریالی کسورات و اضافات برگه انبار گردانی در بخش انتهایی فرم برگه انبار گردانی نمایش داده می شود.

انبار گردانی در نرم افزار حسابداری نوین پرداز

تذکر: در این بخش نرم افزار بطور اتومات شروع به تطبیق موجودی سیستمی و واقعی اقلام کالا در انبار می نماید. به این ترتیب که اگر موجودی کالایی در سیستم بیش از موجودی واقعی باشد با ایجاد آرتیکل های قرمز رنگ اقدام به کاهش موجودی کالا در نرم افزار می کند. چنانچه موجودی کالایی در سیستم کمتر از میزان واقعی انبار باشد با ایجاد آرتیکل سبز رنگ اقدام به افزایش موجودی کالا در نرم افزار می کند.

توجه: همواره به این نکته توجه داشته باشید با توجه به حساسیت سند انبار گردانی سطح دسترسی طوری تنظیم شود که فقط کاربر ادمین (سرپرست حسابداری) قادر به ثبت سند کسر و اضافه انبارگردانی بوده و این گزینه‌ها برای دیگر کاربران غیرفعال باشد.

توجه: یکی دیگر از امکانات کاربردی نرم افزار حسابداری نوین پرداز دربخش فرم انبار امکان دریافت داده ها (اطلاعات کالا ها و موجودی ها) از فایل اکسل و ارسال داده به به اکسل و همچنین کپی گرفتن از برگه انبار گردانی با هر شماره و مشخصاتی که قبلا در سیستم ذخیره شده است.

انبار گردانی در نرم افزار حسابداری نوین پرداز

10- ثبت و ذخیره عملیات انبار گردانی:

در پایان کاربران محترم باید دقت داشته باشند که با انجام عملیات ثبت (F5) برگه ،ذخیره فرم انبارگردانی انجام می شود و سوالی در رابطه با اینکه مایل به چاب برگه انبار گردانی هستید یا خیر نمایش داده می شود که کاربر بسته به نیاز خود گزینه مدنظر را انتخاب می کند.

انبار گردانی در نرم افزار حسابداری نوین پرداز
نمونه فرم چاپی برگه انبار گردانی

11- گزارشات فرم های انبار گردانی -حذف یا ویرایش انبارگردانی یک برگه انبار گردانی خاص

در صورتی که قصد دارید تمام برگه های انبار گردانی صادر شده رو به صورت لیست وار داشته باشید باید از قسمت گزارشات عمومی زیر منو گزارشات لیست انبار گردانی اقدام کنید

انبار گردانی در نرم افزار حسابداری نوین پرداز

توجه: کاربران محترم توجه داشته باشند بعد از ثبت سند انبار در صورتی که این برگه انبار در سند مالی آن روز با دیگر برگه ها (پرداخت و دریافت و فروش و…) تجمیع شده باشند امکان تغییر تاریخ و ساعت آن سند به علت وجود برگه انبار گردانی در آن غیر فعال می شود به علت اینکه فرم های انبار به موجودی سیستمی حسابداری ارتباط مستقیم دارد و هر گونه تغییر در تاریخ برگه انبار منجر به تغییر ستون موجودی سیستمی و ایجاد خطا در ثبت کسورات و اضافات می‌شود.

توجه: کاربران محترم به جهت مشاهد سند دوبل مالی انبار می توانید به بخش گزارشات حسابداری مشاهده اسناد مراجعه کنید تا علاوه بر مشاهده سند مالی متوجه تاثیر این سند دوبل بر صورت های مالی و تراز حساب های خود شوید.