اهمیت استفاده از تراز آزمایشی

چرا باید از تراز آزمایشی استفاده کنیم؟

حسابداری یک سیستم دو طرفه است، یعنی هر رویداد مالی دارای دو طرف حساب است و در مقابل هر مبلغ بدهکار یک مبلغ بستانکار وجود دارد، بنابراین میشود گفت همیشه جمع هر دو طرف بدهکار و بستانکار کلیه حسابها (در دفتر روزنامه یا کل) با هم مساوی است و اگر مساوی نباشد یک جای کار اشکال دارد. با توجه به مطالب بالا انتخاب عنوان تراز آزمایشی برای مانده حسابهای دفتر کل انتخاب خوبی است چرا که این تراز به این منظور تهیه میشود که برابری بدهکار حسابها و بستانکار حسابها را آزمایش کند. اگر جمع بدهکارها (مانده اقلام بدهکار) و جمع بستانکارها (مانده اقلام بستانکار) برابر نباشد میشود نتیجه گرفت که اشتباهاتی صورت گرفته است که اصولا با محاسبه مابه التفاوت جمع بدهکارها و بستانکارها میتوان برخی از اشتباهات را پیدا کرد. بنابراین اگر جمع بدهکارها و جمع بستانکارهای تراز آزمایشی برابر نبودند می توانیم برای راحت تر پیدا کردن موارد اختلاف یکی از روشهای زیر را امتحان کنیم.

راه های دستیابی به اختلاف حساب ها در تراز آزمایشی

1- ممکن است حسابی از تراز آزمایشی حذف شده باشد، بنابراین انتقال تمامی حسابها و مانده های آنها را از دفتر روزنامه به دفتر کل ردیابی کنید.

2- ممکن است اختلاف از ثبت در دفتر روزنامه و یا نقل به دفتر کل صورت گرفته باشد. در این صورت دفتر روزنامه را برای مقدار اختلاف جستجو کنید. فرض کنید جمع کل ستون بدهکار تراز آزمایشی موسسه خدماتی محمد و حسن برابر با 94.000.000 ریال و جمع کل ستون بستانکارهای این موسسه 95.500.000 ریال باشد حالا این اختلاف ممکن است مربوط به این باشد که یک مبادله در دفتر روزنامه اشتباه ثبت شده باشد و یا بطور اشتباه به دفتر کل منتقل شده باشد. پس باید به دنبال یه مبلغ 1.500.000 ریالی بگردید.

3- اختلاف بین جمع بدهکارها و جمع بستانکارها را بر عدد 2 تقسیم کنید. در صورتی که اختلاف قابل تقسیم باشد، احتمالاً اختلاف ناشی از ثبت اشتباهی یک بدهکار در طرف بستانکار و یا بالعکس می باشد. برای مثال فرض کنید که در یک مبادله 3.000.000 ریالی موسسه خدماتی فوق به جای اینکه حساب بانک بدهکار شود اشتباهی بستانکار شده است در نتیجه جمع بستانکارها مبلغ 3.000.000 ریال بیشتر از میزان واقعی و جمع بدهکارها مبلغ 3.000.000 ریال کمتر از میزان واقعی خواهد بود. لذا بین جمع بدهکارها و بستانکارها در کل 6.000.000 ریال اختلاف پیش می آید.

اهمیت استفاده از تراز آزمایشی

تا اینجا مراحل ثبت و طبقه بندی رو طبق تعریف حسابداری با هم مرور کردیم و پس از انتقال رویدادهای مالی از دفتر روزنامه به دفتر کل مانده گیری حسابها را هم انجام دادیم. مانده گیری حسابها از مابه التفاوت جمع ستون بدهکار و ستون بستانکار یک حساب بدست می آید. برای مثـال مبـلغ 87.000.000 ریال مانــده حساب بانــک از محاسبـه مابه التفـاوت جمع ستون بدهکـار حساب بانک یعنی 93.000.000 ریال و جمع ستون بستانکارحساب بانک یعنی 6.000.000 ریال بـدست آمده است. در اینجا باید توجه داشت که اگر جمع ستون بدهکار یک حساب بزرگتر از جمع ستون بستانکار همان حساب باشد آن حساب دارای یک مانـده بدهکـار است ماننـد حساب بانـک که دارای مانـده بدهکـار می باشد و بالعکس اگر جمع ستون بستانکار یک حساب بزرگتر از جمع ستون بدهکار همان حساب باشد آن حساب دارای یک مانده بستانکار است مانند حساب بستانکاران که دارای مانده بستانکار می‌باشد.

اصولاً شرکتها قبل از تهیه صورتهای مالی نهایی برای راحت تر تهیه شدن این صورتها یک رویه اضافی را طی می کننـد. و اقدام به تهیـه تراز آزمایشـی می کننـد. که البتـه این تراز جزء صورتـهای مالی اساسی شرکـت نیست فقط یک طبقه بندی مجدد حسابها است. این تراز فهرستی از عناوین تمامی حسابهای دفتر کل و مانده های آنها می‌باشـد. ابتدا حساب دارایی ها بعد حساب بدهی ها بعـد هم حسـاب سرمایه و در نهایت حساب درآمد و هزینه ها نوشته می‌شوند. مهمترین تفاوت میان ترازنامه و تراز آزمایشی این است که در تراز آزمایشی حساب های دائم و موقت آورده می شود، اما در ترازنامه فقط مانده حساب دائمی گزارش داده می شود.

با در نظر گرفتن تفاوت تراز آزمایشی و ترازنامه می‌توانیم هدف تراز آزمایشی را نیز مورد بررسی قرار دهیم. با توجه به اینکه تراز آزمایشی می‌تواند در پایان هر ماه تهیه شود و ترازنامه تنها در پایان دوره مالی تهیه می‌شود می‌توانیم به این نتیجه برسیم که هدف تراز آزمایشی کنترل توازن مانده دفتر کل است و هدف ترازنامه بررسی وضعیت مالی یک شرکت در پایان یک دوره مالی است. اگر سیستم ثبت دو طرفه حسابداری به درستی اجرا گردد، باید جمع ستون بدهکار و جمع ستون بستانکار تراز آزمایشی با هم برابر گردند که در این صورت تراز آزمایشی از طریق اثبات تساوی جمع بدهکارها و بستانکارها صحت عملیات مالی موسسه را تا حدودی نشان می‌دهد.

اهمیت استفاده از تراز آزمایشی

انواع تراز آزمایشی

تراز آزمایشی دو ستونی

ساده ترین شکل تراز دو ستونی است که در آن مانده تمام حسابهای دفتر کل در دو ستون بدهکار و بستانکار زیر هم ثبت می شوند. هرچند تراز ممکن است در سطوح مختلف حساب (گروه، کل، معین و تفصیل) تهیه شود. در نهایت باید جمع ستون مانده بدهکار و ستون مانده بستانکار در تراز برابر باشد یا اصطلاحاً تراز باشد. در صورت برابری دو ستون می‌توان به این نتیجه رسید که کلیه اسناد حسابداری ما تراز بوده وبطور کامل در دفترکل ثبت شده است.
نکته مهم: باید توجه داشت در صورتی که تراز در سطح تفصیل تهیه شود ممکن است جمع نهایی دو ستون با هم برابر نباشد دلیل نابرابری به این دلیل است که تمام حسابها سطح تفصیلی ندارند به همین دلیل حسابهایی که در سطح معین بسته شده اند در تراز تفصیلی درج نمی شوند.(این موضوع در حال حاضر در نرم افزار مالی نوین پرداز هم وجود دارد)

تراز آزمایشی چهار ستونی

تراز آزمایشی چهار ستونی همانطور که از نامش مشخص است در چهار ستون تهیه می شود که دوستون آن مانند تراز دو ستونی مانده حساب و دو ستون دیگر آن گردش حساب می باشد. از دو ستون بدهکار و بستانکار مانده در هر سطر فقط یکی پر می شود اما ستونهای گردش هر دو همزمان می‌توانند مقدار داشته باشند.

نکته مهم: در تاریخ تهیه تراز آزمایشی جمع ستون بدهکار و بستانکار ستون گردش حساب تراز ازمایشی باید با جمع گردش ستون بدهکار و بستانکار دفتر روزنامه برابر باشد.

تراز آزمایشی دو ستونی
تراز آزمایشی 4 ستون ( نمایش کلیه حساب ها )
تراز آزمایشی چهار ستون (در سطح کل )
تراز آزمایشی چهار ستون ( در سطح کل )
ترزا آزمایشی 4 ستون (کل در معین )
تراز آزمایشی 4 ستون ( کل در معین )

تراز آزمایشی شش ستونی

تراز آزمایشی 6 ستونی دو ستون بیشتر نسبت به قبلی دارد و این دو ستون گردش حساب قبل از دوره را نمایش می دهد. در واقع علاوه بر داشتن دو ستون برای مانده بدهکار و بستانکار و دو ستون برای گردش حساب دوره مورد نظر، دو ستون نیز برای گردش حساب قبل از دوره مورد نظر در این تراز آزمایشی ارائه می شود.

فرض کنید قصد تهیه تراز آزمایشی 1 تا 30 خرداد را دارید در تراز آزمایشی 6 ستونی دو ستون اول گردش حساب قبل از این دوره یعنی اول سال تا 1 خرداد را نمایش می دهد و دو ستون بعدی گردش حساب 1 تا 30 خرداد را نمایش می دهد و در نهایت نیز دو ستون پایانی مانده بدهکار بستانکار را نمایش میدهد که باز هم باید مانده هر دو ستون باهم برابر باشند.

تراز آزمایشی هشت ستونی

تراز 8 ستونی ساختاری شبیه به تراز آزمایشی 6 ستونی دارد، با این تفاوت که مانده ابتدای دوره مالی که در نتیجه بستن حساب ها در پایان دوره مالی قبلی به دوره مالی جدید منتقل شده نیز در 2 ستوان مجزا نمایش داده می شود. این اطلاعات برای تصمیم گیری به استفاده کنندگان تراز آزمایشی کمک بیشتری می کنند. این تراز آزمایشی کامل ترین تراز آزمایشی است که از این جهت همه اطلاعات در آن وجود داشته و برای کاربران مفید تر است.