MENUMENU
گروه حساب های تفصیلی در واقع جهت طبقه بندی، کدینگ کردن سطح پایانی حساب ها در نرم افزار نوین پرداز (تفصیلی) استفاده می‌گردد و مربوط به اسامی می باشد.
کاربران محترم توجه داشته باشید گروه حساب های حسابداری یا گروه حساب های تفصیلی دو مفهوم کاملا مجزا می‌باشد.
کاربران نرم افزار در این مرحله برای ایجاد گروه های تفصیلی دقت داشته باشید، که علاوه بر گروه های تفصیلی پیش فرض نرم افزار (صندوق ها، بانک، هزینه ها…)، دیگر گروه های تفصیلی مورد نیاز: پرسنل، جاری شرکا، اشخاص و شرکت ها (بستانکاران تجاری)، بستانکاران غیر تجاری، بدهکاران غیر تجاری، تجهیزات و اموال، تسهیلات و… دیگر گروه های مورد نیاز را تعریف می‌کنیم.
نکته 1: به این موضوع توجه داشته باشید که بازه کدهایی که برای هر گروه تفصیلی در نظر می‌گیریم، باید به نحوی انجام گیرد که یک موجودیت در بیش از یک گروه تفصیلی ظاهر نگردد.
نکته 2: برای کد گذاری در این بخش باید حسابدار یا مدیر مالی شرکت با توجه به دامنه فعالیت ها شرکت عمل کند، مدیر مالی باید با توجه به نیاز حداکثری آینده شرکت فضا و جای کافی برای مابقی گروه ها و طبقه بندی مورد نیاز جدید حساب های تفصیلی تعبیه کند.
نکته 3: ذکر این نکته لازم به نظر میرسد که بهتر است جهت طراحی کد های تفضیلی از کدهای یگانه (یونیک) استفاده گردد.
یعنی برای هر شخص حقیقی، حقوقی و… یک تفضیلی منحصر به فرد تعریف شده و در تمامی حساب های معین و کل از همان تفضیلی استفاده گردد، استفاده هوشمندانه از این قابلیت همراه با شناور شدن حساب ها در سطح تفصیلی به گزارش گری جامع، قوی و بهینه حسابداری کمک می کند.
البته برای تسلط بر این قابلیت نیاز به آشنایی با مفهموم تفصیل شناور و نحوه استفاده از آن در نرم افزار حسابداری نوین پرداز می باشد، که در مقالات بعدی در رابطه با این موضوع صحبت می کنیم.
نکته 4: کاربران محترم توجه داشته باشند چنانچه یک گروه تفصیل به بیش از یک حساب معین ارتباط داشته باشد حساب های تفصیلی آن گروه شناور شده است و قابلیت ثبت سند برای ان حساب با دو حساب معین مختلف امکان پذیر می باشد.
معمولاً چهار سطح برای حسابهای شرکت تعریف می‌گردد که عبارت است از:
الف) سطح گروه حساب ها
ب) سطح حسابهای کل
ج) سطح حساب های معین
د) سطح حساب های تفضیلی
این طبقه از حساب ها اقلام صورت های مالی را تشکیل می دهند و هم چنین در نوشتن دفاتر و گزارش گیری از آنها استفاده می شود.
در سیستم طول کد کل عبارت است از، طول کد گروه مربوطه به علاوه ارقامی که به حساب کل اختصاص داده می شود.
در نرم افزار حسابداری نوین پرداز سطح حساب کل (سطح دوم حساب ها)دارای 4 رقم می باشد(طول کد حساب)
با توجه به اینکه این سرفصل از حساب باید در دفاتر قانونی ثبت شود(دفتر کل) تعریف اصولی این سطح حساب بسیار مهم است. تعریف کدینگ حساب کل باید به نحوی باشد که بتوانیم تمام گزارشات مورد نیاز اداره دارایی را از نرم افزار استخراج کرد.
تراز کل، دفتر کل و سایر گزارشاتی که در سطح کل از نرم افزار حسابداری نوین پرداز استخراج می شود، گزارشاتی حیاتی و کلیدی برای تصمیمات مدیران مالی و بازرگانی در هر کسب و کار می باشد.
حساب کل مهمترین سطح از حساب ها می باشد و در تمام کدینگ های نرم افزار های حسابداری استاندارد وجود دارد. هیچ سیستم مالی دستی و یا کامپیوتری نیز وجود ندارد که حساب کل در آن تعریف نشده باشد.
برای ایجاد حساب کل کافی است دکمه ایجاد یا + را بزنید. در ادامه پنجره ای مشابه پنجره بالا باز می‌شود که در آن میتوان نام حساب کل را وارد کرد.
برای ارائه گزارشات مدیریتی مالی و فروش به افراد درون سازمانی عموما، گزارش در سطح معین ارائه می‌نمایند. چرا که افراد درون سازمان بیشتر نیاز به گزارشات جزئی تر دارند. وقتی حساب سطح کل بصورت ریز یا جزء ارائه می‌شود در واقع معین حساب گزارش شده است.
برای تمام حسابهای کل حساب معین وجود دارد و در واقع حساب معین به واضح کردن حساب کل میپردازد.
در نرم افزار حسابداری نوین پرداز این سطح از حساب ها دارای 7 رقم می‌باشد (طول کد حساب) که در واقع 4 رقم سمت چپ حساب معین نشان دهنده حساب کل می باشد و 3 رقم سمت راست کد مربوط به خود حساب معین می‌باشد.
طبقه بندی و تعریف دقیق حساب های معین در آغاز کار با نرم افزار کمک بسیار زیادی به تهیه گزارشات مطلوب در پایان هر ماه و دوره مالی می نماید.
توجه: برای تمام حسابهای کل حساب معین وجود دارد و در واقع حساب معین به واضح کردن حساب کل میپردازد.
تعریف حساب معین برای ایجاد حساب کل کافی می باشد، دکمه ایجاد یا + را بزنید پنجره ای مشابه پنجره بالا باز می شود که در آن میتوان نام حساب معین را وارد کرد.
در این بخش باید توجه داشته باشید طبق صحبتی که در اول آموزش مطرح شد باید حتما مشخص کنید که دفتر معینی که ایجاد کرده اید با چه گروه تفصیل و یا گروه های تفصیلی در ارتباط می باشد.
به عنوان مثال در این بخش حساب های دریافتنی با گروه تفصیلی اشخاص در ارتباط می باشد.
توجه: در حسابداری دستی (یا همان حسابداری دفتری ) ما حداکثر تا سطح حساب معین استفاده می کنیم ، ولیکن با به وجود آمدن نرم افزار های مالی سطح حساب های تفصیل به نرم افزارها اضافه گردید.
در مقاله بعدی آشنایی با کدینگ ها به تعریف و تفهیم آخرین سطح از حساب ها (سطح حساب تفصیلی) می پردازیم.
