اهمیت استفاده از تراز آزمایشی مطلبی است که در این مقاله قصد داریم به آن بپردازیم
چرا باید از تراز آزمایشی استفاده کنیم؟
حسابداری یك سیستم دو طرفه است، یعنی هر رویداد مالی دارای دو طرف حساب است و در مقابل هر مبلغ بدهكار یک مبلغ بستانكار وجود دارد، بنابراین میشود گفت همیشه جمع هر دو طرف بدهكار و بستانكار كلیه حسابها (در دفتر روزنامه یا كل) با هم مساوی است و اگر مساوی نباشد یك جای كار اشکال دارد. با توجه به مطالب بالا انتخاب عنوان تراز آزمایشی برای مانده حسابهای دفتر كل انتخاب خوبی است چرا كه این تراز به این منظور تهیه میشود كه برابری بدهكار حسابها و بستانكار حسابها را آزمایش كند. اگر جمع بدهكارها (مانده اقلام بدهكار) و جمع بستانكارها (مانده اقلام بستانكار) برابر نباشد میشود نتیجه گرفت كه اشتباهاتی صورت گرفته است كه اصولا با محاسبه مابه التفاوت جمع بدهكارها و بستانكارها میتوان برخی از اشتباهات را پیدا كرد. بنابراین اگر جمع بدهكارها و جمع بستانكارهای تراز آزمایشی برابر نبودند می توانیم برای راحت تر پیدا كردن موارد اختلاف یكی از روشهای زیر را امتحان كنیم.
راه های دستیابی به اختلاف حساب ها در تراز آزمایشی
1- ممكن است حسابی از تراز آزمایشی حذف شده باشد، بنابراین انتقال تمامی حسابها و مانده های آنها را از دفتر روزنامه به دفتر كل ردیابی كنید.
2- ممكن است اختلاف از ثبت در دفتر روزنامه و یا نقل به دفتر كل صورت گرفته باشد. در این صورت دفتر روزنامه را برای مقدار اختلاف جستجو كنید. فرض كنید جمع كل ستون بدهكار تراز آزمایشی موسسه خدماتی محمد و حسن برابر با 94.000.000 ریال و جمع كل ستون بستانكارهای این موسسه 95.500.000 ریال باشد حالا این اختلاف ممكن است مربوط به این باشد كه یک مبادله در دفتر روزنامه اشتباه ثبت شده باشد و یا بطور اشتباه به دفتر كل منتقل شده باشد. پس باید به دنبال یه مبلغ 1.500.000 ریالی بگردید.
3- اختلاف بین جمع بدهكارها و جمع بستانكارها را بر عدد 2 تقسیم كنید. در صورتی كه اختلاف قابل تقسیم باشد، احتمالاً اختلاف ناشی از ثبت اشتباهی یك بدهكار در طرف بستانكار و یا بالعكس می باشد. برای مثال فرض كنید كه در یك مبادله 3.000.000 ریالی موسسه خدماتی فوق به جای اینكه حساب بانك بدهكار شود اشتباهی بستانكار شده است در نتیجه جمع بستانكارها مبلغ 3.000.000 ریال بیشتر از میزان واقعی و جمع بدهكارها مبلغ 3.000.000 ریال كمتر از میزان واقعی خواهد بود. لذا بین جمع بدهكارها و بستانكارها در كل 6.000.000 ریال اختلاف پیش می آید.
تا اینجا مراحل ثبت و طبقه بندی رو طبق تعریف حسابداری با هم مرور کردیم و پس از انتقال رویدادهای مالی از دفتر روزنامه به دفتر کل مانده گیری حسابها را هم انجام دادیم. مانده گیری حسابها از مابه التفاوت جمع ستون بدهکار و ستون بستانکار یک حساب بدست می آید. برای مثـال مبـلغ 87.000.000 ریال مانــده حساب بانــک از محاسبـه مابه التفـاوت جمع ستون بدهکـار حساب بانك یعنی 93.000.000 ریال و جمع ستون بستانکارحساب بانك یعنی 6.000.000 ریال بـدست آمده است. در اینجا باید توجه داشت كه اگر جمع ستون بدهکار یک حساب بزرگتر از جمع ستون بستانکار همان حساب باشد آن حساب دارای یک مانـده بدهکـار است ماننـد حساب بانـک که دارای مانـده بدهکـار می باشد و بالعکس اگر جمع ستون بستانکار یک حساب بزرگتر از جمع ستون بدهکار همان حساب باشد آن حساب دارای یک مانده بستانکار است مانند حساب بستانكاران که دارای مانده بستانکار می‌باشد.
اصولاً شرکتها قبل از تهیه صورتهای مالی نهایی برای راحت تر تهیه شدن این صورتها یک رویه اضافی را طی می کننـد. و اقدام به تهیـه تراز آزمایشـی می کننـد. که البتـه این تراز جزء صورتـهای مالی اساسی شرکـت نیست فقط یك طبقه بندی مجدد حسابها است. این تراز فهرستی از عناوین تمامی حسابهای دفتر کل و مانده های آنها می‌باشـد. ابتدا حساب دارایی ها بعد حساب بدهی ها بعـد هم حسـاب سرمایه و در نهایت حساب درآمد و هزینه ها نوشته می‌شوند. مهمترین تفاوت میان ترازنامه و تراز آزمایشی این است که در تراز آزمایشی حساب های دائم و موقت آورده می شود، اما در ترازنامه فقط مانده حساب دائمی گزارش داده می شود.
با در نظر گرفتن تفاوت تراز آزمایشی و ترازنامه می‌توانیم هدف تراز آزمایشی را نیز مورد بررسی قرار دهیم. با توجه به اینکه تراز آزمایشی می‌تواند در پایان هر ماه تهیه شود و ترازنامه تنها در پایان دوره مالی تهیه میشود می‌توانیم به این نتیجه برسیم که هدف تراز آزمایشی کنترل توازن مانده دفتر کل است و هدف ترازنامه بررسی وضعیت مالی یک شرکت در پایان یک دوره مالی است. اگر سیستم ثبت دو طرفه حسابداری به درستی اجرا گردد، باید جمع ستون بدهكار و جمع ستون بستانکار تراز آزمایشی با هم برابر گردند که در این صورت تراز آزمایشی از طریق اثبات تساوی جمع بدهکارها و بستانکارها صحت عملیات مالی موسسه را تا حدودی نشان میدهد.
انواع تراز آزمایشی
تراز آزمایشی دو ستونی
ساده ترین شکل تراز دو ستونی است که در آن مانده تمام حسابهای دفتر کل در دو ستون بدهکار و بستانکار زیر هم ثبت می شوند. هرچند تراز ممکن است در سطوح مختلف حساب (گروه، کل، معین و تفصیل) تهیه شود. در نهایت باید جمع ستون مانده بدهکار و ستون مانده بستانکار در تراز برابر باشد یا اصطلاحاً تراز باشد. در صورت برابری دو ستون میتوان به این نتیجه رسید که کلیه اسناد حسابداری ما تراز بوده وبطور کامل در دفترکل ثبت شده است.
نکته مهم: باید توجه داشت در صورتی که تراز در سطح تفصیل تهیه شود ممکن است جمع نهایی دو ستون با هم برابر نباشد دلیل نابرابری به این دلیل است که تمام حسابها سطح تفصیلی ندارند به همین دلیل حسابهایی که در سطح معین بسته شده اند در تراز تفصیلی درج نمی شوند.(این موضوع در حال حاضر در نرم افزار مالی نوین پرداز هم وجود دارد)
تراز آزمایشی چهار ستونی
تراز آزمایشی چهار ستونی همانطور که از نامش مشخص است در چهار ستون تهیه می شود که دو ستون آن مانند تراز دو ستونی مانده حساب و دو ستون دیگر آن گردش حساب می باشد. از دو ستون بدهکار و بستانکار مانده در هر سطر فقط یکی پر می شود اما ستون های گردش هر دو همزمان می‌توانند مقدار داشته باشند.
نکته مهم: در تاریخ تهیه تراز آزمایشی جمع ستون بدهکار و بستانکار ستون گردش حساب تراز ازمایشی باید با جمع گردش ستون بدهکار و بستانکار دفتر روزنامه برابر باشد.
تراز آزمایشی شش ستونی
تراز آزمایشی 6 ستونی دو ستون بیشتر نسبت به قبلی دارد و این دو ستون گردش حساب قبل از دوره را نمایش می دهد. در واقع علاوه بر داشتن دو ستون برای مانده بدهکار و بستانکار و دو ستون برای گردش حساب دوره مورد نظر، دو ستون نیز برای گردش حساب قبل از دوره مورد نظر در این تراز آزمایشی ارائه می شود.
فرض کنید قصد تهیه تراز آزمایشی 1 تا 30 خرداد را دارید در تراز آزمایشی 6 ستونی دو ستون اول گردش حساب قبل از این دوره یعنی اول سال تا 1 خرداد را نمایش می دهد و دو ستون بعدی گردش حساب 1 تا 30 خرداد را نمایش می دهد و در نهایت نیز دو ستون پایانی مانده بدهکار بستانکار را نمایش میدهد که باز هم باید مانده هر دو ستون باهم برابر باشند.
تراز آزمایشی هشت ستونی
تراز 8 ستونی ساختاری شبیه به تراز آزمایشی 6 ستونی دارد، با این تفاوت که مانده ابتدای دوره مالی که در نتیجه بستن حساب ها در پایان دوره مالی قبلی به دوره مالی جدید منتقل شده نیز در 2 ستوان مجزا نمایش داده می شود. این اطلاعات برای تصمیم گیری به استفاده کنندگان تراز آزمایشی کمک بیشتری می کنند. این تراز آزمایشی کامل ترین تراز آزمایشی است که از این جهت همه اطلاعات در آن وجود داشته و برای کاربران مفید تر است.
